{"id":39242,"date":"2018-05-03T07:08:33","date_gmt":"2018-05-03T07:08:33","guid":{"rendered":"https:\/\/wp.lvh.me\/blog\/2018\/05\/03\/herramientas-de-gestion-de-proyectos-para-emprendedores-y-pymes\/"},"modified":"2022-05-08T15:32:35","modified_gmt":"2022-05-08T15:32:35","slug":"herramientas-de-gestion-de-proyectos-para-emprendedores-y-pymes","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wpstaging.mailrelay.com\/es\/blog\/2018\/05\/03\/herramientas-de-gestion-de-proyectos-para-emprendedores-y-pymes\/","title":{"rendered":"Herramientas de gesti\u00f3n de proyectos para emprendedores y pymes"},"content":{"rendered":"

\"gesti\u00f3n<\/p>\n

El panorama actual, de relaciones profesionales a distancia y trabajo remoto, nos obliga a quienes ofrecemos nuestros servicios en Internet a llevar una planificaci\u00f3n, casi perfecta, de la gesti\u00f3n de proyectos si queremos vivir de nuestro propio negocio.<\/strong><\/p>\n

En los a\u00f1os que llevo como freelance, me he visto en muchas situaciones estresantes que, con un poco de previsi\u00f3n, me habr\u00eda ahorrado. Pero como en cualquier proyecto de vida, no nos queda otra que aprender a sortear las adversidades y levantarnos de cada ca\u00edda (por fuerte que sea).<\/p>\n

Y si bien no puedo evitar que t\u00fa tambi\u00e9n te estrelles en m\u00e1s de una ocasi\u00f3n, s\u00ed que puedo echarte una mano con la organizaci\u00f3n de tu negocio<\/strong>, y recomendarte algunas herramientas que a m\u00ed y a otros muchos compa\u00f1eros nos han servido de mucha ayuda para gestionar proyectos.<\/p>\n

Para que veas que s\u00e9 muy bien de lo que hablo, y que no eres el \u00fanico que has de enfrentarte d\u00eda a d\u00eda a las exigencias de clientes inconformistas, te invito a leer este art\u00edculo sobre qu\u00e9 es la gesti\u00f3n de proyectos<\/strong>, cu\u00e1les son tus etapas, y qu\u00e9 herramientas o recomendaciones te doy para trabajes de forma efectiva. \u00a1Vamos!<\/p>\n\n

\"\u00a1Env\u00eda<\/a><\/p>\n

\u00b7 \u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n de proyectos?<\/h2>\n

Y ahora te preguntar\u00e1s cu\u00e1l es la definici\u00f3n exacta de este concepto que no paro de repetir. Pues para eso estoy yo aqu\u00ed, para aclar\u00e1rtelo:<\/p>\n

\u201cLa gesti\u00f3n de proyectos se refiere a la organizaci\u00f3n y planificaci\u00f3n de tareas, control de recursos (econ\u00f3micos y humanos) e, incluso, acciones de motivaci\u00f3n profesional que persiguen satisfacer de manera \u00fanica las necesidades del cliente.\u201d<\/em><\/p>\n

Evidentemente, trabajar por proyectos supone un esfuerzo de creatividad extra respecto a la comercializaci\u00f3n tradicional de productos f\u00edsicos, pues una vez captado el cliente hay que cubrir sus expectativas (sobre todo cuando se tiene cierta reputaci\u00f3n de marca y hay que justificar unos precios m\u00e1s elevados).<\/p>\n

\u25ba\u00a0 \u00bfPor qu\u00e9 es tan importante la gesti\u00f3n de proyectos?<\/h3>\n

Si hay algo que nos caracteriza a los emprendedores y peque\u00f1os negocios, es nuestra capacidad para adaptarnos a nuevas situaciones y, as\u00ed, poder dar soluciones lo m\u00e1s originales posible.<\/p>\n

Piensa que llevar a cabo un proyecto, sea del tipo que sea, implica hacer un nuevo emprendimiento<\/a> con una fecha de duraci\u00f3n determinada. Y no digo que esto no tenga su encanto (lo tiene), pero hay que tener las cosas muy claras y, de alguna manera, establecer un procedimiento de trabajo para no perder las riendas.<\/p>\n

Aqu\u00ed nos alejamos totalmente de las automatizaci\u00f3n de actividades repetitivas (orden recibida – solicitud de pedido – facturaci\u00f3n), para enfrentarnos a proyectos con objetivos preestablecidos y que hay que cumplir en un plazo de tiempo determinado.<\/p>\n

Con todo esto que se nos viene encima, \u00bfc\u00f3mo no tener en cuenta un m\u00e9todo de gesti\u00f3n de proyectos que nos permita vivir en paz? <\/strong><\/p>\n

Al fin y al cabo, la gesti\u00f3n de proyectos tiene la finalidad de:<\/p>\n

– Ofrecer un servicio adaptado a las exigencias del cliente<\/strong>, de forma que se alcancen sus objetivos y se cubran sus expectativas previas.<\/p>\n

– Facilitar la comunicaci\u00f3n entre los miembros de un equipo<\/strong> o departamento, de manera que se puedan repartir eficientemente los recursos con miras a la consecuci\u00f3n de unos objetivos estrat\u00e9gicos globales.<\/p>\n

– Aumentar la productividad<\/strong> gracias a una planificaci\u00f3n y asignaci\u00f3n \u00f3ptima de recursos, que incrementa en caso de equipos de trabajo que generan sinergias.<\/p>\n

– Garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega<\/strong>, gracias a la experiencia y la mejora de la productividad en la gesti\u00f3n de cada proyecto realizado.<\/p>\n

– Detectar errores<\/strong> en el desarrollo de cada proyectos para, as\u00ed, aplicar mejoras en el futuro y evolucionar profesionalmente.<\/p>\n

En general, utilizar herramientas de gesti\u00f3n de proyectos y conocer cada una de las etapas del proceso, es muy importante para trabajar con seguridad y, as\u00ed, poder transmitirle a cada cliente potencial que han llegado al lugar adecuado.<\/p>\n

\"fases<\/p>\n

\u25ba\u00a0Fases o elementos de la gesti\u00f3n de proyectos<\/h3>\n

El proceso que implica gestionar adecuadamente un proyecto tiene una arquitectura muy similar a la de cualquier estrategia de marketing<\/a>, pues comienza con un an\u00e1lisis de la situaci\u00f3n (viabilidad) para cerrar con una evaluaci\u00f3n de resultados.<\/p>\n

Veamos con m\u00e1s detalle sus fases principales:<\/p>\n

1.- An\u00e1lisis de viabilidad y riesgos<\/a>.<\/h4>\n

Antes de lanzarse en un nuevo proyecto, hay que analizar si se cuentan con los recursos y capacidades necesarias para poder llevarlo a cabo con \u00e9xito (de otra manera terminar\u00edamos dando una mala imagen).<\/p>\n

2.- Planificaci\u00f3n de tareas.<\/h4>\n

Aqu\u00ed es cuando se negocia con el cliente y se define todo lo que hay que hacer (el alcance) y se estima un plazo de finalizaci\u00f3n o entrega del proyecto, as\u00ed como los posibles costes adicionales (en herramientas, subcontrataci\u00f3n, etc.).<\/p>\n

3.- Programaci\u00f3n y ejecuci\u00f3n. <\/strong><\/p>\n

En esta fase de la gesti\u00f3n del proyecto, es cuando se calendariza todo a nivel interno y se desenvuelve el trabajo de forma convencional, a pesar de que a veces hay que atender ciertos cambios solicitados por el cliente.<\/p>\n

4. Control de la evoluci\u00f3n del trabajo.<\/h4>\n

Esta etapa es realmente importante para detectar posibles contingencias a tiempo y poder reaccionar antes de que se cumpla el plazo de entrega. A nivel de equipo, se suelen generar informes de seguimientos y\/o incidencias.<\/p>\n

5.- Evaluaci\u00f3n y entrega.<\/h4>\n

Una vez verificado con un \u00faltimo control que todo est\u00e1 de acuerdo a los requerimientos (aqu\u00ed se suelen medir sobre-costes o posibles improductividades en la gesti\u00f3n de proyecto), tras lo que se cierra formalmente el proyecto con el cliente.<\/p>\n

Como ves, en la gesti\u00f3n de proyectos hay poco que se deje al azar. Todo pasa por un proceso controlado y analizado para que, de alguna manera, podamos amortiguar las contingencias imprevisibles que muchas veces nos depara el destino.<\/p>\n

\"herramientas<\/p>\n

7 Herramientas de gesti\u00f3n de proyectos<\/h2>\n

Ya hemos visto qu\u00e9 es la gesti\u00f3n de proyectos, porque es tan importante para los emprendedores y pymes<\/a>, y qu\u00e9 fases componen su proceso. Y ahora\u2026 \u00bfc\u00f3mo llevar todo esto a la pr\u00e1ctica?<\/p>\n

Ve\u00e1mos las herramientas que yo mismo he utilizado alguna vez en equipo, tanto para gestionar mis proyectos como los de mis clientes:<\/p>\n

\u25ba\u00a0Herramientas de gesti\u00f3n de proyectos gratuitas<\/h3>\n

Aunque se me ocurren un mont\u00f3n de opciones Premium que te pueden venir muy bien para tus proyectos, voy a empezar habl\u00e1ndote de 4 herramientas<\/a> que puedes usar totalmente gratis:<\/p>\n

1# Trello<\/h4>\n

\"Trello\"<\/p>\n

\u00c9sta m\u00e1s que conocida herramienta, que nos permite organizar proyectos en forma de tablero (a trav\u00e9s de su web y en formato extensi\u00f3n para navegadores), se ha vuelto a\u00fan m\u00e1s pr\u00e1ctica desde su fusi\u00f3n con Hootsuite para gestionarlo todo desde la misma app.<\/p>\n

A pesar de ser gratuita, supone un recurso bastante recurrente y de uso muy intuitivo. A trav\u00e9s de tarjetas de arrastrar y soltar, puedes compartir tableros de trabajo con tantos miembros como quieras.<\/p>\n

Tambi\u00e9n puedes incluir comentarios, recibir notificaciones por correo de tus tareas, sincronizar tus proyectos en todos tus dispositivo, y cargar archivos desde herramientas como Dropbox o Google Drive.<\/p>\n

2# iceScrum<\/h4>\n

\"icescrum\"<\/p>\n

Esta herramienta resulta muy \u00fatil para, seg\u00fan dicen sus desarrolladores, compartir la visi\u00f3n con otros miembros del equipo a trav\u00e9s de un interfaz id\u00e9ntico para todos los roles que participen en el mismo.<\/p>\n

Aunque tiene varios planes de precios, que van desde 29,90\u20ac a 249,9\u20ac al mes, tambi\u00e9n puedes empezar a utilizarla con su plan Free que te ofrece 100MB de almacenamiento gratuito.<\/p>\n

Todos sus recursos de gesti\u00f3n son muy visuales y personalizables, por lo que te recomiendo que te pases directamente por la web a conocer sus posibilidades.<\/p>\n

3# Slack<\/h4>\n

\"slack\"<\/p>\n

Al igual que iceScrum, Slack tambi\u00e9n se puede sincronizar con la app de Hootsuite para trabajar todo desde un mismo espacio, y cuenta con varios planes de precios. Pero si quieres empezar utiliz\u00e1ndola gratis<\/a>, tambi\u00e9n puedes. Y cuidado, \u00a1porque engancha!<\/p>\n

De este recurso de gesti\u00f3n de proyectos destacar\u00eda, a parte de su interfaz que es muy agradable y colorido, las posibilidades que da para facilitar la comunicaci\u00f3n entre las personas y conectar diferentes herramientas de trabajo.<\/p>\n

4# TaskJuggler<\/h4>\n

\"taskjuggler\"<\/p>\n

A pesar de que este software de gesti\u00f3n de proyectos es bastante potente, s\u00ed tengo que decir que su aspecto no es tan bonito como el de las 3 herramientas que te he comentado hasta ahora (tal y como puedes ver en la imagen).<\/p>\n

Es de descarga gratuita pero, eso s\u00ed, est\u00e1 en ingl\u00e9s. Si los idiomas no son un problema para ti, este recurso puede que te saque del paso, pues te permite programar todas tus tareas de acuerdo a diferentes variables de forma muy flexible.<\/p>\n

\u25ba\u00a0Herramientas de gesti\u00f3n de proyectos de pago<\/h3>\n

Para que no saturate y terminar llev\u00e1ndote a una situaci\u00f3n de indecisi\u00f3n, te dejo con 3 herramientas m\u00e1s para la gesti\u00f3n de tus proyectos de trabajo que son, principalmente, de pago (pero merecen la pena):<\/p>\n

5# Active.collab<\/h4>\n

\"active<\/p>\n

Aunque Active.collab es una herramienta de pago, te da 30 d\u00edas de prueba. Tal y como ver\u00e1s accediendo a su web, est\u00e1 disponible \u00fanicamente en ingl\u00e9s, pero \u00e9sta salvedad la compensa con todas sus funciones y servicios de soporte (tambi\u00e9n por chat<\/a>).<\/p>\n

Cuenta con funcionalidades de gesti\u00f3n de tareas, de trabajo colaborativo, time tracking y facturaci\u00f3n.<\/p>\n

En definitiva, estar\u00e1s de acuerdo que cada euro invertido en esta herramienta de trabajo en l\u00ednea est\u00e1 m\u00e1s que justificado (y si no lo ves claro, puedes darte de baja cuando quieras).<\/p>\n

6# Microsoft Teams<\/h4>\n

\"microsoft<\/p>\n

Con este software de gesti\u00f3n de Microsoft, puedes empezar a trabajar en equipo antes de lo que canta un gallo.<\/p>\n

Su principal funci\u00f3n es algo diferente al del resto de herramientas que hemos visto, pues se centra en facilitar las reuniones de equipo por audio y v\u00eddeo conferencia, as\u00ed como poder compartir archivos y apps, y ofrecer acceso integrado a las herramientas de Office 365.<\/p>\n

\u00a1Ah! Tambi\u00e9n es una herramienta extensible. \u00bfQu\u00e9 quiero decir? Pues que cuenta con la integraci\u00f3n con otras plataformas como Trello, Hootsuite, Visual Studio o Wrike.<\/p>\n

7# Project Planning Pro<\/h4>\n

\"project<\/p>\n

Se trata de un software de pago disponible para mac y en app (IOS y Android), en el que puedes gestionar tus proyectos con gr\u00e1ficas interactivas y actualizar tareas desde cualquier dispositivo m\u00f3vil.<\/p>\n

Honestamente, nunca he tenido la suerte de utilizarla, pero por todos los premios que ha recibido desde 2012 como la mejor app para negocios, estoy seguro de que no te decepcionar\u00e1.<\/p>\n

Adem\u00e1s,\u00a0 ofrece un mont\u00f3n opciones como, por ejemplo importar datos desde Microsoft Project, sincronizar documentos en iCloud o compartir archivos en PDF, CSV o XML con otros compa\u00f1eros.<\/p>\n

Consejos generales de gesti\u00f3n de proyectos<\/h2>\n

No me considero una persona especialmente organizada (m\u00e1s bien todo lo contrario), pero si alguien me hubiera dado pautas como las que te quiero contar ahora cuando estaba empezando, lo habr\u00eda agradecido enormemente.<\/p>\n

Cierto es que no es lo mismo gestionar proyectos de forma independiente, que cuando se trata de poner en marcha tareas de diferentes departamentos de una gran empresa.<\/p>\n

No obstante, hay algunos consejos que son muy \u00fatiles tanto para peque\u00f1os emprendedores, como para equipos de trabajo de varios miembros:<\/p>\n

– Dar prioridad a la comunicaci\u00f3n entre los miembros<\/strong>.\u00a0 Es fundamental que la comunicaci\u00f3n sea bidireccional para que todo el trabajo fluya de forma coherente. Debemos escuchar y ser escuchados.<\/p>\n

– Definir los objetivos a priori.<\/strong> Hay que tener muy claros desde el principio los objetivos que hay que cumplir y cu\u00e1les son las expectativas que tiene el cliente cuando nos contrata.<\/p>\n

– Identificar a todos los agentes del proyecto<\/strong>. No s\u00f3lo el cliente y los miembros internos de un equipo pueden influir sobre la gesti\u00f3n de un proyecto. Ten en cuenta que, en muchas ocasiones, se subcontratan partes del trabajo o se depende de terceros para realizar determinadas tareas.<\/p>\n

– Hacer una selecci\u00f3n \u00f3ptima de herramientas.<\/strong> Una vez se escojan las herramientas m\u00e1s pr\u00e1cticas para gestionar proyectos, se debe informar a todos los miembros para que exista cierta coordinaci\u00f3n. En caso de cambiar, esto ha de hacerse con tiempo para que todos se adapten.<\/p>\n

– Estar prevenidos ante posibles contingencias<\/strong>. No siempre es posible prever los riesgos que puede tener un proyecto, pero s\u00ed conocemos bien cu\u00e1les son nuestras debilidades, podemos suponer cu\u00e1les son las partes del proyecto que requerir\u00e1n una mayor atenci\u00f3n.<\/p>\n

Adem\u00e1s de todos estos consejos, por supuesto tendr\u00e1s que tener en cuenta todas las fases de las que se compone le gesti\u00f3n de un proyecto para, as\u00ed, estar atento a cada momento que pueda resultar decisivo para conseguir un buen resultado.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 otros consejos y herramientas de gesti\u00f3n de proyectos nos recomendar\u00edas? \u00a1Cu\u00e9ntanos!<\/p>\n

\"Daniel<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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